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コミュニケーションは抽象化でうまく行く

人生を情熱的に刺激的に荒々しく、ジェット中島です。

朝から猛省

先日は朝から先制パンチを喰らったような気分で1日がスタートした。

低レベルのチャットのメッセージをもらったからである

 

まず前提として伝えなきゃいけないのは、

今はベトナムにある内装の会社でオレは社長として働いている。

 

そして、2年前に任せた拠点で立て続けに内装工事で問題が起こり

営業、デザイナー、現場監督者で問題を整理して話しなさいという事を伝えていた。

1番キーになる人間には時間を多く割き、指示を伝えて、問題の根本を話し合っていた。

その上で、一緒に案件を進めるメンバーと今後の改善の話しをして、議事録を送ってくれという事を伝えていた。

それで、来た議事録のレポートがこれだった。

 

送信者:A
受信者:B〜H
これが今日の打ち合わせのアジェンダです。
 
1.まず最初に最近部署間で起きている問題を共有します。
特にA案件で起きている家具の件その他です。
→今DPという下請け業者をA案件,B案件で使っています。
A&B両方とも家具工場での確認不足で問題がおきました。
Cは工事現場監督の指示不足で起きました
→迅速に素材補修をお願いしましたが、下請け業者は準備出来なかった。
 
A&Bは仕入れ業者と直接打ち合わせして問題を解決する必要があります。
 
この問題は納期的な問題から起きているのではありません。
というのも2週間半の準備期間があり、時間的障害は無かったからです。
問題は下請け業者の進捗管理不足、と品質管理のチェックが付十分だった事です。
 
*家具のスペシャリストになるように現場監督を教育する必要があります。
*下請け業者をもっと注意深く確認する必要があります。
 

全然意味が理解できねぇ・・・

ってか、根本的な解決してねえじゃねえか!

 

これが初めに感じた印象そして、その後は猛省っ

議事録に時間を割くのは意味がないから、メッセージで送ってもらって構わない。

ただし、考え方がゴチャゴチャで整理されていないのを、

そのままメッセージとして送信してしまうスタッフを改善出来なかったのはオレの教育不足だった。

やっちまった!

 

 

外国人と働く時に大事な心構え

外国人と仕事をしていく上で意識しなければいけないのは、考え方が違うという事を理解する事。

考えている内容と、考えを纏めるに至るプロセスの事が、日本人とは全く違う。

 

例えば、ベトナム人と日本人ではこういう風に真逆の考え方をする

  • ベトナム人:具体→抽象化
  • 日本人:抽象→具体化

ベトナム人は大枠ではなく詳細の説明から入って、纏め・・・直さない汗

 

仕事をベトナム人と始めて1番最初に思ったのは、みんな細かいところはすごい指摘する。

 

見積だったら詳細項目である単価数量についてはものすごく指摘される。

ただし、目指すべき金額等には名言はしない。

 

一方日本人は大枠から入り過ぎるので、結論が後になりがちである。

 

問題を話す時も時系列毎に整理して、問題の確信についての討論はすべて説明し終わった後等々・・・

 

どちらも大事なのだが、相手との情報の共有量でどれくらいの抽象度で話すかが変わってくる。

 

ただ、一般的には抽象度が高いところから低い方に移るのがベストだと思っている。

 

全体が見えた上で部分に注目するのはしっかりと前後関係が理解出来るが

部分しか見えていない中でそこだけを話すのは、ミスリーディングな結論に至る可能性が高いから。

 

以前、新しい支店を立ち上げる時にメンバーとのコミュニケーションを取るのに大きなズレを感じた。

 

ベトナム人スタッフからトラブルの報告は通常こんな感じで来る


 

JETさん、問題が起きました。
壁紙が全然ダメなんです。

壁紙がダメってどういう事?

壁紙の仕上げがうまく行ってないんです。

壁紙の仕上げがうまく行ってないってどういう事?

ホワイトボードを貼る壁がうまく行っていないんです。

ホワイトボードってどこの事?

会議室のです。

会議室?

1番大きな会議室です。

いや、そうじゃなくて、何のプロジェクト?

Aプロジェクトです。


オレの聞き方も聞き方だけど汗・・・

感じるのは、まどろっこしい!

 

ベトナム人スタッフが説明をする時は概してこのパターンで来る。

いつも詳細から話し始めるから概要が分からない。

情報としては入って来るんだけど、全く内容が掴めない為に頭に入らない。

 

ビッグマックセットを、

ドリンク→ポテト→ビッグマック頼んで、「あ、セットね」と頼むような感じ。

ドリンクはコーラだっけ?ポテトSだっけとなってしまう。

 

だから、一度聞いた後に再び聞き直して、改めて整理する必要が出てくる。

 

つまり・・・

 

面倒くせえ!!

 

これってベトナムで働く日本人は誰もかが抱える悩みで、

どうようにコミュニケーションを取れば、少ない情報で意図を伝えられるかの教育はリーダーの役割!!

 

 

教育について

ベトナム人スタッフはこれが非効率だとも思っていないから、

まずは非効率だという概念を伝える。

 

そして、その上で正しいコミュニケーションの取り方を伝える。

コミュニケーションでストレスを抱えると、
仕事のパフォーマンスにも影響を与えるから、ここはみっちりと教育しなきゃいけない。

 

教育の仕方はどんな情報が抽象度の上の概念に来るか考え、

上の物から順番に伝えるように練習するだけでOK。

 

英語の資料になるが、下記は実際にウチの会社で抽象化の練習をするために作った資料。

英語だから難しく感じるが、簡単な内容しか書いていない。

  • 抽象化の概念を伝える
  • 抽象度の高い物と低い物を比較で伝える
    • 高い:地球
    • 低い:ベトナム
      • ベトナムは地球の中にある国の一つだから、抽象度は低い。
      • 実際の練習は、地球→大陸→アジア→東南アジア→ベトナムという風に教えていく
  • 抽象度が高くなった時に見える世界を伝える
    • 抽象度低い:点は点のまま、部分しか見えない
    • 抽象度高い:点と点が繋がり、全体の中での役割や作用が見える。
  • 受けれるメリットを提示する
    • 根本的な解決法を考える事が出来る→やり直しが少ない
    • より少ない言葉で情報を伝えられる→時間短縮につながる

 

抽象化を意識しながら、コミュニケーションを取るよう伝えたらこんなにも変わった↓

JETさん、Aプロジェクトの件で問題がありました。
今大会議室の壁紙を貼っているのですが、壁の下地に問題があり、上手く貼れませんでした。

了解。
では、一度壁紙を剥がした上で下地調整して貼り直そう。


これ大げさではなく、こんなにも効率的に変わったんだよね。

 

今までは理解が出来ないから、オレから質問をしてやっと内容が浮き上がってきたのに、質問をせずにやり取りが出来る。

 

だから内容を整理するのに時間が取られずに、迅速な判断が出来る。

結果ムダな事に足を取られずに効率的に仕事が出来る。

 

実際はこんなに単純じゃなく、繰り返し繰り返し根気強く練習した。

その結果出来るようになった。

まとめ

あくまでこれはオレが取り組んだ活動の一貫でしかない。

今後海外に出ている人はもちろん外国人との学び方を考えないといけない。

人手不足が叫ばれている現在、日本にいても外国人との働き方を考える事はもっと大事になってくる。

 

考え方が違うから、理解できない?

 

そしたら、自ら理解するように努めよう。

主体性を持って自分がどう変わっていけるのかを考えよう。

 

オレの場合は教育をするための時間を割いていない自分を変えようとまずは考えた。

自分で出来ることを考えて行動する事で、人生はもっと開けるはずだ。

 

先日は朝からこんなやりとりがあったから、まだまだだけど手綱を引き直さないといけないけど汗。

 

ただ、オレは諦めんぞ!

 

残された時間はわずかだけど、諦めない!!

 

馳浩ばりにしつこく女性にアプローチしていく

 

エールを送る前にオレが全力を尽くして、業務改善に取り組まなきゃいけない。

 

外国での業務のマネジメントで痛みを抱えている人にとって、一助になれば幸いだよ。

 

では、激流の人生にグッドラック!

 

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